Ένα από τα πιο εντυπωσιακά χαρακτηριστικά του Microsoft Excel είναι ότι μπορείτε να μοιράζεστε τα αρχεία σας με άλλους για σκοπούς προβολής/επεξεργασίας. Ωστόσο, μερικές φορές δεν θέλετε να παραβιάζουν τα αρχικά δεδομένα. Αντίθετα, χρειάζεστε μόνο για να επιθεωρήσουν το έγγραφο και να το ανατροφοδοτήσουν για αναθεώρηση χωρίς να κάνετε προσαρμογές.
Εκεί μπαίνει το κλείδωμα των κυψελών, αλλά πώς λειτουργεί; Ακολουθεί ένας αναλυτικός οδηγός σχετικά με τον τρόπο κλειδώματος κελιών στο Excel.
Κλείδωμα κελιών στο Excel
Το Excel υπάρχει εδώ και σχεδόν τέσσερις δεκαετίες. Με τα χρόνια, έχει υποστεί εκτεταμένες αλλαγές, αλλά ορισμένα χαρακτηριστικά έχουν παραμείνει σχεδόν ίδια. Ένα από τα οποία είναι τα κελιά κλειδώματος.
Τα βήματα είναι παρόμοια, αν όχι πανομοιότυπα, σε όλες τις εκδόσεις αυτού του προγράμματος υπολογιστικών φύλλων.
- Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σας.
- Επισημάνετε τα κύτταρα που θέλετε να προστατέψετε. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι σας ή τη συντόμευση «Ctrl + Space button».
- Μεταβείτε στο παράθυρο “Αρχική σελίδα”.
- Επιλέξτε “Στοίχιση” και χτυπήστε το σύμβολο του βέλους.
- Μεταβείτε στο μενού “Προστασία”.
- Επιλέξτε “Κλειδωμένο”.
- Πατήστε το κουμπί “OK” για έξοδο από το μενού.
- Μεταβείτε στην “Επισκόπηση”, μεταβείτε στις “Αλλαγές”, επιλέξτε “Προστασία βιβλίου εργασίας” ή “Προστασία φύλλου” και εφαρμόστε ξανά το κλείδωμα. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης που θα χρειαστεί να εισαγάγετε για να ξεκλειδώσετε τα κελιά.
Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό. Τώρα θα μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου σας χωρίς να ανησυχείτε για το αν το άλλο μέρος θα παρέμβει στα δεδομένα.
Πώς κλειδώνετε όλα τα κελιά στο Excel;
Τα παραπάνω βήματα σάς επιτρέπουν να κλειδώσετε συγκεκριμένα κελιά στο Excel. Τι γίνεται όμως αν θέλετε να κάνετε ένα βήμα παραπέρα και να κλειδώσετε όλα τα κελιά; Με αυτόν τον τρόπο, ο χρήστης με τον οποίο μοιράζεστε τα δεδομένα δεν θα μπορεί να τροποποιήσει ούτε το πιο μικρό μέρος του φύλλου εργασίας σας. Επιπλέον, εξαλείφει τον κίνδυνο να αφήσετε ένα ή περισσότερα κελιά ξεκλειδωμένα κατά λάθος.
Είναι ένα ολοκληρωμένο μέτρο, αλλά είναι εξίσου απλό με την πρώτη μέθοδο.
- Ανοίξτε το Excel και βρείτε το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε “Έλεγχος”, ακολουθούμενο από “Αλλαγές” και “Προστασία φύλλου”.
- Τώρα μπορείτε να επιλέξετε έναν αριθμό επιλογών για να αποτρέψετε τους άλλους από την αλλαγή των κελιών, ανάλογα με τις προτιμήσεις σας:
ένα. Το “Κλειδωμένο” εμποδίζει τον χρήστη να διαγράψει ή να εισαγάγει στήλες και σειρές.
σι. Η “Μορφοποίηση κελιών” εμποδίζει τον χρήστη να μεγεθύνει ή να σμικρύνει στήλες και σειρές.
ντο. Οι “Χρήση Συγκεντρωτικού Γραφήματος” και “Χρήση Συγκεντρωτικού Πίνακα” εμποδίζουν τον χρήστη να έχει πρόσβαση σε γραφήματα και συγκεντρωτικούς πίνακες, αντίστοιχα
ρε. Η “Αυτόματη συμπλήρωση” εμποδίζει τον χρήστη να επεκτείνει επιλεγμένα μέρη με τη λειτουργία Αυτόματης Συμπλήρωσης.
μι. Η “Εισαγωγή και Διαγραφή” εμποδίζει τον χρήστη να προσθέτει και να αφαιρεί κελιά. - Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή “Φύλλο”.
- Εισαγάγετε τον κωδικό που θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσει το άλλο μέρος για να ξεκλειδώσει τα κελιά εάν αποφασίσετε να μοιραστείτε τον κωδικό πρόσβασης μαζί του.
- Πατήστε το κουμπί “OK” και είστε έτοιμοι.
Πώς κλειδώνετε τα κελιά στο Excel με μια συνθήκη;
Ένα μεγάλο μέρος της εργασίας στο Excel εξαρτάται από την ικανότητά σας να εφαρμόζετε συνθήκες. Εάν έχετε κάνει τεράστια πρόοδο με τις συνθήκες σας και δεν θέλετε να την υπονομεύσει κανείς, το κλείδωμα των κυττάρων σας είναι μια εξαιρετική επιλογή.
Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να κάνετε σαρωτικές ενέργειες και να κλειδώσετε όλα τα κελιά. Το Excel σάς δίνει τη δυνατότητα να περιορίσετε μόνο αυτούς με την κατάστασή σας.
- Φέρτε το υπολογιστικό φύλλο σας και κατευθυνθείτε στην ενότητα “Αναθεώρηση”.
- Μεταβείτε στις “Αλλαγές” και κάντε κλικ στο “Κατάργηση προστασίας φύλλου”.
- Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιήσατε για να κλειδώσετε το φύλλο σας και πατήστε το κουμπί “OK”. Εάν δεν έχετε περιορίσει το φύλλο σας, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.
- Επισημάνετε τα κελιά που θέλετε να ορίσετε εκτός ορίων με το ποντίκι σας ή το συνδυασμό πλήκτρων “Ctrl + Space”.
- Εφαρμόστε τη “Μορφοποίηση υπό όρους” και μεταβείτε στην “Συνθήκη 1”.
- Επιλέξτε “Μορφοποίηση” και επιλέξτε “Μορφοποίηση κελιών”.
- Πλοηγηθείτε στην “Προστασία”, επιλέξτε “Κλειδωμένο” δίπλα στο κατάλληλο πλαίσιο και επιλέξτε “OK”.
Πώς κλειδώνετε τα κελιά στο Excel γρήγορα;
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η δυνατότητα κλειδώματος κυψέλης είναι βασικό στοιχείο του Excel για πολλά χρόνια. Δεν έχει υποστεί μεγάλες επισκευές, αλλά έχει βελτιωθεί σε πρόσφατες εκδόσεις. Για παράδειγμα, οι πιο πρόσφατες εκδόσεις του Excel σάς επιτρέπουν να προσθέσετε ένα κουμπί γρήγορου κλειδώματος στη γραμμή εργαλείων σας. Σας επιτρέπει να περιορίσετε τα επισημασμένα κελιά με ένα μόνο πάτημα ενός κουμπιού.
Ας δούμε πώς μπορείτε να ενσωματώσετε τη λειτουργία στο μενού σας και πώς λειτουργεί.
- Ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο και μεταβείτε στο “Αρχική σελίδα”.
- Βρείτε “Μορφή” και επιλέξτε τη δυνατότητα “Κλείδωμα κελιού”.
- Κάντε δεξί κλικ στο “Lock Cell” και επιλέξτε το μήνυμα που σας επιτρέπει να συμπεριλάβετε τη λειτουργία στην ενότητα “Quick Access”.
- Επιστρέψτε στο υπολογιστικό φύλλο σας και ελέγξτε τη συντόμευση κλειδώματος κελιού στο επάνω μέρος του αρχείου σας.
- Για να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση, απλώς επιλέξτε ένα ή περισσότερα κελιά και πατήστε το σύμβολο κλειδώματος στη γραμμή εργαλείων. Ανάλογα με την έκδοσή σας, το πρόγραμμα μπορεί να σας ζητήσει να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης. Θα γνωρίζετε ότι το κελί είναι περιορισμένο εάν το πλήκτρο συντόμευσης έχει σκούρο φόντο.
Πώς εμποδίζετε τους χρήστες να επιλέγουν κλειδωμένα κελιά;
Το να εμποδίζετε τους άλλους να επιλέγουν κλειδωμένα κελιά είναι χρήσιμο με δύο τρόπους. Πρώτον, μειώνει περαιτέρω τον κίνδυνο ανεπιθύμητων αλλαγών. Και δεύτερον, συμβάλλει στην ενίσχυση της παραγωγικότητας του άλλου μέρους διαχωρίζοντας τα διαθέσιμα κελιά από τα μη διαθέσιμα.
- Ξεκινήστε το υπολογιστικό φύλλο σας και μεταβείτε στην “Έλεγχος”.
- Εάν το βιβλίο εργασίας σας είναι προστατευμένο, πατήστε το κουμπί “Κατάργηση προστασίας φύλλου” στο παράθυρο “Αλλαγές”.
- Επιλέξτε “Προστασία φύλλου”.
- Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η επιλογή “Επιλογή κλειδωμένων κελιών”.
- Πατήστε “OK” και δεν θα μπορείτε πλέον να επισημάνετε περιορισμένα κελιά. Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ ξεκλειδωμένων κελιών χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα βέλους, Enter ή Tab.
Προστατέψτε τα δεδομένα σας από τα Prying Eyes
Αν και η κοινή χρήση δεδομένων είναι αναπόφευκτη κατά τη συνεργασία σε ένα έργο Excel, δεν υπάρχει κανένας λόγος να επιτρέπεται σε άλλους να παραβιάζουν ευαίσθητες πληροφορίες. Με τη λειτουργία κλειδώματος κυψέλης στην κλήση και την κλήση σας, μπορείτε να περιορίσετε όσα κελιά θέλετε για να αποτρέψετε μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές.
Είχατε ποτέ προβλήματα απώλειας δεδομένων/παραβίασης δεδομένων στο Excel; Εάν ναι, τι κάνατε για να προστατέψετε τα δεδομένα σας; Πείτε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
