Βρίσκεστε να στέλνετε επανειλημμένα email στην ίδια ομάδα φίλων ή συναδέλφων; Αυτό είναι πολύ κοινό για πολλούς ανθρώπους, ιδιαίτερα στη δουλειά. Αλλά μπορεί να είναι χρονοβόρο και κουραστικό να εισάγετε κάθε μεμονωμένη διεύθυνση email, μία προς μία, ξανά και ξανά. Κινδυνεύετε επίσης να ξεχάσετε να συμπεριλάβετε κάποιον στην αλυσίδα email.
Ευτυχώς, υπάρχει μια πολύ πιο εύκολη μέθοδος: δημιουργήστε μια ομάδα επαφών. Αυτό σας επιτρέπει να συνδυάζετε γρήγορα και άνετα τους φίλους ή τους συνεργάτες σας σε ομάδες και να τους στέλνετε email σε όλους με ελάχιστη φασαρία. Ας δούμε πώς γίνεται.
Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Outlook για Windows και Mac
Η δημιουργία μιας ομάδας Outlook είναι ελαφρώς διαφορετική ανάλογα με το αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για υπολογιστές ή την ηλεκτρονική έκδοση. Αυτή η ενότητα θα επικεντρωθεί αποκλειστικά στις επιτραπέζιες εκδόσεις του Outlook για υπολογιστές Windows και Mac. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα “Άτομα” από τη γραμμή πλοήγησης.
- Επιλέξτε “Αρχική σελίδα” και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί “Νέα Ομάδα Επαφών”.
- Αναζητήστε το κουμπί «Νέα επαφή» στο επάνω μέρος της οθόνης, αλλά μην το κάνετε κλικ. Αντίθετα, κάντε κλικ στο μικρό βέλος δίπλα του. Αυτό θα πρέπει να αποκαλύψει ένα αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε «Ομάδα Επαφών» από τη λίστα.
- Θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα όνομα για τη νέα σας ομάδα. Εισαγάγετε ένα όνομα και πατήστε Enter για επιβεβαίωση.
- Έχοντας εισάγει ένα όνομα, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να γεμίζετε την ομάδα με άτομα.
Δείτε πώς μπορείτε να συμπληρώσετε τη νέα σας ομάδα:
- Βρείτε το κουμπί “Προσθήκη μελών” στο μενού στη δεξιά πλευρά.
- Κάντε διπλό κλικ σε κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε είτε από τη λίστα του Outlook είτε από το βιβλίο διευθύνσεων.
- Εάν θέλετε να προσθέσετε κάποιον που δεν είναι στη λίστα, εισαγάγετε μη αυτόματα τη διεύθυνση email του και συνεχίστε να προσθέτετε όσες επαφές θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί “OK” για να οριστικοποιήσετε την ομάδα.
Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Outlook.com
Προτιμάτε να στέλνετε και να λαμβάνετε μηνύματα μέσω του προγράμματος περιήγησης; Εάν είστε χρήστης εφαρμογών ιστού, η διαδικασία δημιουργίας ομάδας έχει μερικές μικρές διαφορές, αλλά εξακολουθεί να είναι απλή. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το πραγματοποιήσετε:
- Αρχικά, συνδεθείτε στο Outlook.com στο πρόγραμμα περιήγησης της επιλογής σας.
- Στην αριστερή πλευρά, αναζητήστε το μικρό σύμβολο “Άνθρωποι” (μοιάζει σαν δύο άτομα να στέκονται μαζί) και κάντε κλικ σε αυτό.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στη «Νέα επαφή» και επιλέξτε «Νέα ομάδα».
- Επιλέξτε ένα όνομα για την ομάδα σας και εισαγάγετε μια μικρή περιγραφή στο πλαίσιο που παρέχεται για επιπλέον περιεχόμενο, εάν χρειάζεται.
- Πατήστε το μπλε κουμπί «Δημιουργία».
- Στη συνέχεια, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων που θέλετε να προσθέσετε, απευθείας από τη λίστα επαφών του Outlook.
- Πατήστε το κουμπί «Προσθήκη» μόλις κάνετε την επιλογή σας για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Outlook για φορητές συσκευές
Είναι ακόμη δυνατό να δημιουργήσετε ομάδες μέσω της εφαρμογής Outlook για κινητά στη συσκευή σας iPhone ή Android. Και πάλι, αυτό είναι πολύ απλό, και εδώ είναι πώς να το κάνετε:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook για κινητά.
- Πατήστε στην εικόνα ή το εικονίδιο του προφίλ σας στην επάνω αριστερή γωνία για να εμφανιστούν οι φάκελοι και το μενού.
- Βρείτε “Ομάδες” στη λίστα και πατήστε το.
- Στην κάτω δεξιά γωνία, πατήστε το κουμπί “Νέα ομάδα”.
- Εισαγάγετε ένα όνομα για την ομάδα σας.
- Προσθέστε μέλη πληκτρολογώντας ονόματα ή διευθύνσεις email στο αντίστοιχο πεδίο κειμένου.
- Πατήστε το κουμπί «Δημιουργία» επάνω δεξιά για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία.
Πώς να στείλετε email στην ομάδα στο Outlook
Αφού δημιουργήσετε μια ομάδα χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις παραπάνω μεθόδους, η επικοινωνία με όλα τα μέλη της θα πρέπει να είναι πολύ πιο εύκολη από ό,τι ήταν πριν. Δείτε πώς γίνεται:
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα και πληκτρολογήστε το θέμα και το κύριο περιεχόμενο που θέλετε να στείλετε.
- Στη συνέχεια, στη γραμμή “Προς” ή “CC”, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα της ομάδας σας.
- Η σχετική ομάδα θα πρέπει να εμφανίζεται σε μια αναπτυσσόμενη λίστα αφού πληκτρολογήσετε μερικά γράμματα και μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτήν για να στείλετε το μήνυμα σε όλους σε αυτήν τη συλλογή.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να επεξεργαστώ ομάδες επαφών στο Outlook;
Χρησιμοποιήστε την καρτέλα “Άτομα” στο Outlook για να βρείτε την ομάδα σας και επιλέξτε “Επεξεργασία” δίπλα της για πρόσβαση στην οθόνη επεξεργασίας. Μπορείτε να αλλάξετε τον τίτλο, την εικόνα προφίλ και τη λίστα μελών της ομάδας. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε μόνο ομάδες που σας ανήκουν.
Ποιο είναι το νόημα της χρήσης των ομάδων επαφών του Outlook;
Το πλεονέκτημα της δημιουργίας ομάδων επαφών είναι ότι σας επιτρέπουν να στέλνετε email σε πέντε, 10, 20 ή ακόμα περισσότερα άτομα, όλα ταυτόχρονα. Αντί να χρειάζεται να πληκτρολογείτε κάθε διεύθυνση email με μη αυτόματο τρόπο, απλώς εισάγετε το όνομα της ομάδας και στέλνετε ένα μήνυμα σε όλους. Η ομαδοποίηση των επαφών μειώνει επίσης τον κίνδυνο να αφήσετε κάποιον κατά λάθος από τη συνομιλία.
Είναι οι ομάδες επαφών του Outlook ίδιες με τις ομάδες του Office 365;
Όχι, οι ομάδες του Office 365 διαφέρουν πολύ από τις ομάδες επαφών στο Outlook. Οι ομάδες επαφών του Outlook σάς επιτρέπουν να ομαδοποιείτε διαφορετικές επαφές μαζί, ώστε να μπορείτε να τις στέλνετε με email όλες με μία κίνηση. Μια ομάδα του Office 365, εν τω μεταξύ, είναι όταν πολλοί χρήστες μπορούν να ομαδοποιηθούν για να μοιράζονται την ίδια διεύθυνση email και κοινόχρηστα εισερχόμενα. Και οι δύο επιλογές είναι χρήσιμες για επαγγελματίες χρήστες, αλλά οι ομάδες επαφών του Outlook είναι επίσης χρήσιμες στην καθημερινή ζωή για άτομα που στέλνουν συχνά email στην οικογένεια ή τους φίλους τους.
Πώς διαχειρίζομαι ομάδες στο Outlook;
Η διαχείριση ομάδων μπορεί να γίνει μέσω της καρτέλας “Άτομα” στην εφαρμογή Outlook ή στο Outlook.com ή μέσω του μενού “Ομάδες” εάν χρησιμοποιείτε κινητό. Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι μόνο οι κάτοχοι ομάδων μπορούν να επεξεργάζονται τις ομάδες τους ή να προσθέτουν και να αφαιρούν άτομα. Θυμηθείτε, εάν δεν έχετε την κατάσταση κατόχου, δεν θα μπορείτε να κάνετε πολλά εκτός από την προβολή ή την αποχώρηση από ομάδες.
Εξοικονομήστε χρόνο με τις ομάδες επαφών του Outlook
Οι ομάδες επαφών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο όταν διαχειρίζεστε τα εισερχόμενά σας και διατηρείτε επαφή με φίλους, συναδέλφους και οποιονδήποτε άλλο συνομιλείτε τακτικά. Αν θέλετε να ξυρίσετε μερικά δευτερόλεπτα από τις καθημερινές σας ρουτίνες email, αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε.
Έχετε εξοικονομήσει χρόνο με τις ομάδες του Outlook στο παρελθόν; Γνωρίζετε άλλους έξυπνους τρόπους για να κάνετε την αποστολή email ακόμα πιο αποτελεσματική; Μοιραστείτε τις σκέψεις και τις ιδέες σας στα σχόλια.