Αυτές τις μέρες, τα εργαλεία διαχείρισης ροής εργασίας αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της επιτυχημένης ομαδικής συνεργασίας και η Asana είναι ο τέλειος εκπρόσωπος. Αυτό το λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο προσφέρει αμέτρητες εξαιρετικές δυνατότητες που επιτρέπουν στους χρήστες να παρακολουθούν τις εργασίες και να οργανώνουν τις εργασίες.
Ενώ η Asana προσφέρει μια δωρεάν έκδοση του λογισμικού, οι συνδρομητές επί πληρωμή έχουν τη δυνατότητα να δημιουργήσουν προσαρμοσμένες φόρμες. Αυτή η λειτουργία είναι απίστευτα χρήσιμη για να ζητήσετε έργα εργασίας ή να υποβάλετε πολύτιμα σχόλια. Παρόλο που οι φόρμες Asana είναι διαθέσιμες από το 2019, ίσως ακόμα να μην το έχετε αξιοποιήσει στο έπακρο.
Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη δημιουργία μιας φόρμας Asana και την κοινή χρήση της με άλλα μέλη της ομάδας και εξωτερικούς συνεργάτες.
Δημιουργία Φόρμας
Κάθε έργο στο Asana έχει μια καθορισμένη καρτέλα Φόρμες, που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα μια φόρμα πρόσληψης που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έργο εργασίας.
Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να πάρετε όλα τα μέλη της ομάδας για μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών. Δημιουργώντας μια φόρμα, μπορείτε να πάρετε όλες τις ιδέες σε ένα μέρος και να τις κρατήσετε οργανωμένες. Λοιπόν, πώς λειτουργεί αυτό;
Για να δημιουργήσετε μια φόρμα Asana, ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε.
- Παω σε Asana και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
- Μεταβείτε στην ενότητα “Έργο” και μεταβείτε στην καρτέλα “Φόρμες”.
- Επιλέξτε “Δημιουργία φόρμας” ή “Προσθήκη φόρμας”. Θα παρατηρήσετε ότι το όνομα του έργου είναι το όνομα της φόρμας από προεπιλογή. Αλλά μπορείτε να κάνετε κλικ για να το αλλάξετε.
- Εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση email του μέλους της ομάδας ή του συνεργάτη.
- Στο δεξιό τμήμα του παραθύρου, επιλέξτε την καρτέλα “Ερωτήσεις”. Εισαγάγετε όλες τις ερωτήσεις που θέλετε να δείτε στη φόρμα.
- Για να βεβαιωθείτε ότι το άτομο που λαμβάνει τη φόρμα απαντά σε κάθε ερώτηση, επιλέξτε το πεδίο “Απαιτείται” δίπλα σε κάθε ερώτηση.
- Εάν ο παραλήπτης της φόρμας πρέπει να επισυνάψει ένα αρχείο PDF, εικόνας ή Word, επιλέξτε την επιλογή “Συνημμένο” από την καρτέλα “Ερωτήσεις”.
- Κάντε κλικ στο «Τέλος».
Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό. Δημιουργήσατε με επιτυχία μια φόρμα Asana.
Πώς να προσθέσετε μια επόμενη ερώτηση στη φόρμα Asana
Η φόρμα Asana μπορεί να είναι τόσο απλή ή περιεκτική όσο χρειάζεστε. Όταν ζητάτε πληροφορίες από άλλα άτομα στην ομάδα, μπορεί να χρειαστεί να προσθέσετε επακόλουθες ερωτήσεις, οι οποίες αναφέρονται ως “Διακλάδωση φόρμας”.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να λάβετε πιο ακριβείς και λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο. Τα βήματα είναι αρκετά απλά, καθώς όλα όσα πρέπει να κάνετε βρίσκονται στην καρτέλα “Ερωτήσεις”.
Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε.
- Μεταβείτε στον λογαριασμό σας Asana και κάντε κλικ στην επιλογή μετάβαση σε ένα συγκεκριμένο έργο και επιλέξτε την καρτέλα “Φόρμες”.
- Επιλέξτε «Δημιουργία φόρμας» ή «Προσθήκη φόρμας» και ανοίξτε την καρτέλα «Ερωτήσεις».
- Από την ίδια καρτέλα, επιλέξτε την επιλογή “Drop-down”.
- Εισαγάγετε όλες τις ερωτήσεις στο αναπτυσσόμενο σετ.
- Επιλέξτε “Προσθήκη υποκαταστήματος” δίπλα σε κάθε ερώτηση, εάν θέλετε να κάνετε περισσότερες επακόλουθες ερωτήσεις.
- Εάν θέλετε οι συμπαίκτες να έχουν την ευκαιρία να επιλέξουν περισσότερες από μία επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή “Πολλαπλή επιλογή” στην καρτέλα “Ερωτήσεις”.
Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι τα άτομα στα οποία στέλνετε τη φόρμα δεν χρειάζεται να έχουν ενεργό λογαριασμό Asana για να έχουν τη δυνατότητα να συμπληρώσουν τη φόρμα.
Πώς να κάνετε προεπισκόπηση μιας φόρμας Asana
Κατά τη δημιουργία της φόρμας Asana, είναι ζωτικής σημασίας να παρακολουθείτε πώς θα μοιάζει μόλις την ολοκληρώσετε. Αλλά δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί για να κάνετε αλλαγές την τελευταία στιγμή.
Αντίθετα, μπορείτε να ελέγξετε την προεπισκόπηση της φόρμας καθώς προχωράτε και να κάνετε προσαρμογές για να βεβαιωθείτε ότι φαίνεται επαγγελματική και ευανάγνωστη.
Το Asana έχει ένα ενσωματωμένο κουμπί που ονομάζεται “Προβολή φόρμας” στην ενότητα “Φόρμες” που σας δίνει μια γρήγορη επισκόπηση του τι έχετε κάνει μέχρι εκείνο το σημείο.
Δείτε πώς μπορείτε να το βρείτε.
- Ανοίξτε το Asana και μεταβείτε στην ενότητα “Φόρμες”.
- Επιλέξτε την επιλογή «Δημιουργία φόρμας» και ξεκινήστε την προσαρμογή της φόρμας.
- Σε οποιοδήποτε σημείο της διαδικασίας, μεταβείτε στο κουμπί “Προεπισκόπηση” που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Αμέσως, θα μπορείτε να δείτε ακριβώς τι θα δουν οι υποβάλλοντες φόρμα όταν αρχίσουν να εισάγουν τις ζητούμενες πληροφορίες.
Πώς να μοιραστείτε μια φόρμα Asana
Η δημιουργία μιας φόρμας Asana είναι μια αρκετά απλή διαδικασία, καθώς η πλατφόρμα έχει μια πολύ φιλική προς το χρήστη διεπαφή. Τώρα που έχετε φτιάξει την τέλεια φόρμα, ήρθε η ώρα να τη μοιραστείτε με άλλους.
Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος αφού ολοκληρώσετε τη φόρμα, θα εμφανιστεί ένα κουμπί “Αντιγραφή συνδέσμου φόρμας” στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε δύο βήματα για να το μοιραστείτε.
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Αντιγραφή συνδέσμου φόρμας» και αντιγράψτε το στο πρόχειρό σας.
- Επικολλήστε τον σύνδεσμο σε ένα email ή σε όλους τους συμπαίκτες του Asana.
Όταν ένας υποβάλλων συμπληρώσει τη φόρμα, θα δει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης στην οθόνη που θα τον ενημερώνει ότι η φόρμα έχει υποβληθεί με επιτυχία.
FAQ
Είναι δωρεάν το Asana;
Μια δωρεάν έκδοση του Asana είναι διαθέσιμη και προσφέρει πολλά από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά, όπως χαρτοφυλάκια, ημερομηνίες έναρξης, ανάθεση εργασιών και άλλα. Ωστόσο, αυτή η έκδοση του Asana δεν προσφέρει “Φόρμες” ως δυνατότητα.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη δημιουργία προσαρμοσμένων φορμών, θα πρέπει να εγγραφείτε για ένα πρόγραμμα συνδρομής επί πληρωμή. Το πρόγραμμα Premium είναι 13,49 $ ανά άτομο, ανά μήνα και το επιχειρηματικό σχέδιο είναι 30,49 $ ανά άτομο, ανά μήνα. Για το πρόγραμμα Enterprise, θα πρέπει να επικοινωνήσετε απευθείας με την Asana και να ζητήσετε μια προσφορά.
Μπορείτε να έχετε πολλές φόρμες ανά έργο στο Asana;
Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες από μία φόρμες για ένα μεμονωμένο έργο στο Asana, αν και θα χρειαστεί να έχετε είτε ένα επιχειρηματικό είτε ένα επιχειρηματικό σχέδιο για να έχετε πρόσβαση σε αυτήν τη δυνατότητα.
Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να ενοποιήσετε διαφορετικούς τύπους εισόδου για ένα έργο και να δημιουργήσετε τις πιο πολύτιμες πληροφορίες.
Ποιες είναι οι πιο κοινές χρήσεις των μορφών Asana;
Οι φόρμες Asana μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διάφορους τρόπους, αλλά το να ζητάτε σχόλια για ένα συγκεκριμένο θέμα είναι ίσως το πιο συνηθισμένο.
Ο σκοπός της φόρμας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης. Οι φόρμες Asana είναι χρήσιμες για την έκδοση δημιουργικών αιτημάτων, την υποβολή αναφορών σφαλμάτων, τη λήψη σχολίων από τους πελάτες ή την παρακολούθηση σφαλμάτων πληροφορικής.
Μπορείτε να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο εξώφυλλο φόρμας στο Asana;
Ναι μπορείς. Η φόρμα Asana σας μπορεί να δείχνει το μέρος προσθέτοντας ένα προσαρμοσμένο εξώφυλλο. Η διαδικασία είναι εξαιρετικά απλή, καθώς θα δείτε την «Προσθήκη εικόνας εξωφύλλου» στο επάνω μέρος της φόρμας μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία φόρμας».
Μπορείτε να ανεβάσετε μια εικόνα από τη συσκευή σας, ίσως ένα λογότυπο εταιρείας ή μια εικόνα που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έργο, επιτρέποντας στους υποβάλλοντες να λάβουν μια άμεση ιδέα για τη φόρμα.
Η πλοήγηση Asana σχηματίζει σαν επαγγελματίας
Η δημιουργία φόρμες μπορεί να μην φαίνεται η πιο διασκεδαστική που μπορεί να έχει κανείς, αλλά με την Asana, είναι μια σχετικά ευχάριστη δουλειά. Οι πολλές επιλογές προσαρμογής και οι κλάδοι φορμών σάς επιτρέπουν να γίνετε δημιουργικοί με τις φόρμες και να λαμβάνετε ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να προωθήσετε το έργο.
Λάβετε υπόψη ότι οι φόρμες Asana είναι διαθέσιμες μόνο για όσους έχουν συνδρομή επί πληρωμή, επομένως εάν θέλετε να δημιουργήσετε πολύτιμες φόρμες, θα πρέπει να επιλέξετε ένα πρόγραμμα.
Θα μπορείτε να μοιράζεστε γρήγορα τις φόρμες Asana σας και μπορούν ακόμη και να αντιγραφούν, έτσι δεν χρειάζεται να ξεκινάτε από το μηδέν κάθε φορά που χρειάζεται να κάνετε μια συγκεκριμένη ερώτηση στους συμπαίκτες σας.
Πώς θα χρησιμοποιούσατε τις φόρμες Asana; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.